Bir şirketi, özellikle büyük bir şirketi yönetmek son derece zordur. Bu nedenle yöneticiler, şirket içi tüm birimlerin hareketlerini kontrol edecek sistemler kullanırlar. Bunlar biri olan ERP, yeni bir kavram gibi görünse bile aslında uzun yıllardır kullanılıyor. Bugün kullanılan ERP sistemlerinde bulut teknolojileri ve yapay zeka da kullanıldığı için artık tüm bu süreçler çok daha sağlıklı işliyor.
Kurumsal kaynak planlaması anlamına gelen ERP, her şirket için olmazsa olmazdır. Çünkü uygulanan ve kullanılan bu sistemler dahilinde bir şirket hem bugünün işlerini yürütür hem de geleceği planlar. Bu sistemler sayesinde tüm temel iş süreçleri kontrol altına alınır ve gelecek için atılacak adımlar öngörülür. Gelin ERP nedir, ne işe yarar, avantajları nelerdir gibi merak edilen soruları yakından inceleyelim.
ERP nedir?
Enterprise Resource Planning, kısaca ERP, Türkçesi ile kurumsal kaynak planlaması; finans, insan kaynakları, üretim, tedarik zinciri, hizmetler, satın alma gibi şirket içi birimlerin yürüttüğü temel iş süreçlerinin sağlıklı şekilde işlemesini sağlayan bir sistemdir. Son yıllarda ERP, otomasyon destekli bir yazılım sistemi haline gelmiştir.
ERP ne işe yarar?
Temel olarak ERP sistemlerinin bir numaralı görevi, kaynakların kontrol edilmesi ve bunlara bağlı olarak yürütülen süreçlerin sağlıklı ilerlemesini sağlamaktır. ERP sistemleri; finans, muhasebe, insan kaynakları, satış, satın alma, lojistik ve tedarik zinciri noktalar üzerinde kontrol sağlar.
Satış birimi, müşteri siparişlerini ERP üzerinden yönetir. Lojistik birimi, ürünlerin teslim sürecini ERP üzerinden kontrol eder. Finans birimi, ödemeleri ERP sistemi üzerinden yönetir. Yönetim, tüm bu değişkenleri ERP üzerinden kontrol ederek yeni kararları buna göre verir. Bu tür örnekler çoğaltılabilir. Kısaca ERP, bir şirketin işleyişini sağlar demek mümkün.
ERP sisteminde kullanılan modüller:
Finans ve muhasebe modülü, ERP sisteminin temelini oluşturur çünkü tüm mali işlemler bu modül üzerinden yönetilir.
İnsan kaynakları modülü sayesinde tüm personel çalışmaları ERP sistemi üzerinden yürütülür.
Tedarik modülü, şirketin ürünler üzerindeki kontrolünü sağlar.
Satış modülü; tüm satış sürecini, öncesini ve sonrasını kontrol eder.
Üretim modülü, tedarik edilmeyip şirket tarafından üretilen ve satılan ürünlerin kontrolünü sağlar.
Lojistik modülü, tüm bu hareketlerin doğru zamanlama ile yapılmasını sağlar.
Hizmet modülü sayesinde müşteri ilişkileri düzenlenir.
Ar-Ge ve mühendislik modülü ile şirket gelecek planlaması yapar.
Kurumsal varlık yönetimi modülü sayesinde şirket, var olan değerini korur.
Söz konusu tüm bu modüller, şirketin kullanmakta olduğu ERP sisteminin ayrılmaz bir parçasıdır. Ayrı ayrı öneme sahip olsalar da biri olmazsa diğeri de olmaz. Bu nedenle tüm bu modüllerin tek bir ERP sistemi tarafından denetleniyor olması son derece önemlidir. Yani modüller hem sistemi besler hem de sistem tarafından denetlenir.
ERP kullanımının avantajları:
ERP kullanımı sayesinde şirketin üretkenliği artar.
Herkesin şirket hakkında doğru bilgilere sahip olması sağlanır.
Raporlama süreci çok daha hızlı ilerler.
Minimum risk ile maksimum kazanç sağlanır.
Var olan ERP veritabanı sayesinde bilişim biriminin işi kolaylaşır.
İş süreçleri çok daha hızlı ve verimli geçer.
ERP sistemini kullanan şirketlerin elde edeceği avantajlardan bazıları bu şekilde ama bunlara daha pek çok pozitif madde eklemek mümkün. Temeline bakacak olursak ERP sistemi sayesinde işler çok daha kolay bir şekilde ilerler. Çünkü ortada tüm verinin olduğu tek bir kaynak vardır ve tüm birimler bu kaynaktan beslenir. Böylece bütün süreçler hızlı ve verimli hale gelir.
ERP sisteminin olmazsa olmazları:
Tüm sistemi kapsayan merkezi, ortak bir veritabanı.
Dahili analitik sisteme bağlı uyumluluk ve raporlama araçları.
Süreci hızlandıracak verilerin görselleştirilmesi.
Yapay zeka ve makine öğrenimi ile desteklenen otomasyon sistemi.
Kararlı ve kullanışlı bir arayüz.
Kolay entegre olabilen yazılım paketi.
Var olan sistemin yeni teknolojilere uyumluluk gösterebilmesi.
Az kodlu ya da daha da iyisi kodsuz bir platform.
Para birimi, dil desteği gibi yönlerden uluslararası uyumluluk.
Kullanışlı dağıtım modeli.
ERP sisteminin kullanılacağı şirketin hangi sektörde olduğuna göre değişiklik gösterse de temel olarak başarılı olarak adlandırabileceğimiz bir ERP sisteminde bu özellikler olmazsa olmazdır. Şöyle demek daha uygun olacaktır; bu özellikler mutlaka bir ERP sisteminde olmalıdır, fazlası olabilir ama azı olamaz.
ERP sistemleri hangi sektörlerde kullanılır?
Hangi sektörlerde kullanılmaz ki? Eğer mahallesinde kendi halinde satış yapan bir esnaf değilseniz mutlaka bir ERP sistemine ihtiyacınız vardır. Günümüz dünyasında artık kalem kağıtla not almak ya da insan eliyle bu tür analiz ve kontrolleri yapmak doğru olmaz. İnsanın hata payı her zaman vardır ancak otomasyon destekli bir ERP, bu tür hatalar yapmayacaktır.
Kamu kurumları, üreticiler, toptancılar, hukuk büroları, muhasebe ofisleri, mühendislik şirketleri, bilişim şirketleri, perakende satıcılar ve daha nicesi ERP sistemi kullanabilir, hatta kullanmalıdır. Hangi sektörde olursa olsun, bir şirketin işleyiş sürecinin ERP sistemi ile desteklenmesi demek çok daha planlı bir işleyiş süreci demektir.
ERP sisteminin kullanılacağı şirketin büyüklüğüne uygun bir dağıtım modeli seçmek ise son derece önemlidir. Görece küçük şirketler, şirket içi ERP denilen geleneksel sistemi kullanabilirler. İşler biraz büyüdüğünde ise bulut tabanlı ERP sistemi çok daha verimli olacaktır. Her iki dağıtım modelinin bir arada kullanıldığı hibrit ERP ise en doğru tercihtir.
Şirketlerin işleyişini çok daha hızlı ve verimli hale getiren ERP nedir, ne işe yarar, avantajları nelerdir gibi merak edilen soruları yanıtladık ve konu hakkında bilmeniz gereken detaylardan bahsettik. Şirketinizde ERP sistemi kullanacaksanız mutlaka işin uzmanlarına danışmalısınız.
